Réaliser son chiffre d’affaire prévisionnel, constitue l’une des principales préoccupations du consultant. Un Moyen pour y parvenir reste la réponse aux appels d’offres restreints ou ouverts, mais cela nécessite du consultant : méthodologie et connaissances techniques. Lorsque le consultant a bien formalisé ses outils, ses méthodes et s’est de ce fait doté de moyens techniques obligatoires dans la pratique de cet exercice, le retour sur investissement est au bout de l’effort.
Il y’a encore quelque temps, un consultant était une personne forte d’une riche expérience de la vie en organisation. L’idée était qu’un conseil ne pouvait être donné que par une personne ayant déjà maîtrisé une situation pareille. Or une consultation étant un projet c’est-à-dire unique, de ce fait il est pratiquement impossible de trouver deux situations, problèmes ou besoins semblables à tous les points. De ce point de vue tout le monde est donc capable de prétendre à un appel d’offre sans être complexé de son niveau d’expérience sur le plan technique en comparaison à celui des autres. Ce qui compte avant tout c’est de pouvoir suivre le processus d’intervention et de faire une proposition de service correcte et pertinente.
Un consultant doit répondre à un minimum de Cinq appel d’offre par mois. C’est un puisant moyen de faire connaître son expertise et sa compétence aux entreprises. C’est surtout un moyen d’être enregistré dans la base de données des entreprises et également d’obtenir des prescripteurs institutionnels.
Cet article poursuit le double objectif de montrer l’importance des appels d’offre pour la pratique du métier du conseil et, la place de l’analyse des besoins du demandeur et de la planification dans la proposition de service du consultant.
- Pourquoi une entreprise lance-t-elle un appel d’offre ?
Le « point mort » (au-delà duquel on recourt systématiquement à un appel d’offres) dépend des règles adoptées par chaque entreprise. Souvent, c’est un critère financier qui est utilisé. Par exemple, pas d’appel d’offres ouvert pour les missions de moins de 5 000 000 frs CFA. D’où l’intérêt de proposer des missions courtes qui s’enchaînent, plutôt qu’une seule longue mission pour laquelle le consultant sera remis en question et confronté à des concurrents. Ces missions limitées sont accessibles à toutes les structures de conseil, indépendamment de leur taille. Elles se positionnent fréquemment sur des « niches » à haute technicité. Elles peuvent être initiées de façon très formelle mais le sont le plus souvent de façon informelle.
- Comment répondre efficacement à un appel d’offre : la méthode de l’OT
Le processus d’intervention du consultant est composé de plusieurs étapes, parmi lesquelles l’analyse des besoins du demandeur et, la proposition d’un contenu répondant parfaitement à ces besoins jouent un rôle majeur. Bien diagnostiquer le problème est la première étape de l’intervention du consultant face au problème posé par le client. De fait, la capacité à analyser la situation telle qu’elle se présente est une nécessité. Plusieurs outils ou techniques sont souvent utilisés par les consultants, parmi les plus connus se trouvent, le cube de Stern et la méthode des critères, la décomposition structurée selon PMI ou Prince 2.
- Comprendre et reformuler les besoins du commanditaire
D’une manière simple pour réussir cette étape, il suffit de situer la demande du commanditaire dans son contexte pour faire ressortir les enjeux et ensuite les énumérer sous forme de liste de livrables encore appelé dans le jargon du management des projets PBS (Product Breakdown Structure). En claire vous listez le travail à faire et les résultats attendus de chaque tâche tel que décrit par le demandeur mais dans un ordre et démarche purement et hautement technique.
A cette capacité d’analyse associons également celle de conceptualisation. Après avoir diagnostiqué le problème, le consultant doit être capable de le résoudre en élaborant et proposant des solutions d’amélioration ou recommandations. Le succès de cette première phase d’analyse est indispensable et essentiel pour la continuité de l’action mise en œuvre.
- Evaluer la charge de travail optimale
Un appel d’offre est un appel à prestation en B to B permettant à un acheteur (commanditaire), de consulter simultanément plusieurs prestataires (soumissionnaires). Cela dans le but d’obtenir et de comparer des propositions techniques et commerciales selon les mêmes critères de jugement. Pour une même mission, les chances d’être choisi diminuent lorsque la charge prévisionnelle annoncée s’accroît (car le coût augmente).De même, Pour une même mission, le confort de travail du consultant, la tolérance aux risques (pour faire face aux aléas) et la marge diminuent lorsque la charge annoncée est réduite. Il est donc utile ici de calculer le juste milieu entre l’efficace et le réalisable.
- Calculer la charge de travail prévisionnel au moyen de la WBS
Après avoir listé les livrables attendus du commanditaire (PBS), l’étape suivante consiste à opérationnaliser ces livrables en sous livrables et activités. Cette étape s’appelle la WBS (Work Breakdown Structure). Pour y parvenir, vous lister dans un tableau toutes les taches et activités les plus pertinentes par livrable et vous les ordonnez selon un logigramme de planification.
- Répartition des tâches (affectation des ressources)
Une fois les tâches planifiées et ordonnancées, il convient d’affecter des ressources à chaque tâche cette affectation des ressources est l’OBS (Organisation Breakdown Structure). Cette étape a pour objectif de permettre l’élaboration d’un logigramme plus complet « logigramme de planification et de répartition des tâches »
- Planification : le planning PERT et GANTT et le calcul des dates au plus tôt et dates au plus tard.
A partir de votre liste des taches, de votre logigramme complet, vous pouvez facilement planifier vos taches dans un calendrier. Il vous suffit de réaliser le PERT de votre mission. Il est conseillé de le faire manuellement puis, à partir d’un logiciel afin de tirer profit des comparaisons des résultats. En réalisant votre PERT, vous aurez à calculer les dates au plus tôt, la marge totale pour chaque tâche, les dates au plus tard, la marge libre pour chaque tâche. Vous aurez ainsi la durée de votre mission et dessiner votre GANTT. La fin de Cette étape vous permettra de concevoir votre offre financière ou commerciale définitive.
Pour le reste ce ne sont que des formalités car cette étape d’analyse et de planification constitue 90% du travail de la proposition et le choix du commanditaire porte à 95% sur cette partie. Il reste à ce stade au consultant juste à respecter les différentes parties de la proposition de service et de son contenu.
Conclusion
Cet article avait deux objectifs principaux : un premier qui était de montrer que les appels d’offre sont un moyen pour le consultant de réaliser son chiffre d’affaire prévisionnel et, tout le monde peut y répondre après une bonne préparation bien entendu ; le second objectif était de faire ressortir l’importance de la compréhension du besoin du commanditaire et de la planification dans la proposition de service du consultant. Nous avons ainsi fourni quelques clés dont la maîtrise permet souvent au consultant d’être sélectionné dans la short list car, une offre bien analysée et bien planifiée peut faire décoller la carrière d’un consultant.
L’équipe de la rédaction
